איך לבחור חברה להפקת ימי עיון וכנסים

הפקת אירועים למנהלים ולעובדים היא חלק חשוב ביצירת תרבות ארגונית ופיתוח היחסים הבין-אישיים בכל חברה, לכן ימי עיון או כנסי השתלמות מהווים הזדמנות אמיתית לחיזוק קשרים ויידע מקצועי. 

שוחחנו עם חברת פרוצ'י המתמחה בהפקת אירועים לחברות ולמדנו איך מפיקים אירועים עסקיים, מהם הדברים שחשוב לקחת בחשבון לפני שבוחרים חברת הפקה עבור כנסים כאלה ומדוע הניסיון של אנשי המקצוע שיעזרו לכם לארגן את האירוע, חשוב כל כך להפקה מוצלחת שכל המשתתפים ייהנו וייצאו נשכרים ממנה.

כך מתחילים לתכנן אירוע עסקי מוצלח

לפני שמתחילים לחפש חברת הפקה, חשוב להגדיר את קהל היעד של יום העיון או הכנס שאותו רוצים להפיק ומהי המטרה של קיום האירוע. האפיון הוא החלק החשוב ביותר בתכנון, כיוון שהוא מאפשר חשיבה נבונה בנוגע לצעדים הנדרשים הבאים.

מומלץ לחשוב קודם כל על הצרכים של קהל המשתתפים ומה, בעצם, רוצים להשיג בכינוס של המוזמנים: האם מטרת הכנס היא לימודית ומדובר בעובדים שאמורים לקבל הכשרה מסוימת? האם זהו יום עיון למנהלים שנהנים מהרצאות העשרה? האם זה כנס שבו יתארחו מרצים שיכירו למשתתפים טכנולוגיות חדשות של החברה או שאולי זה אירוע גיבוש שנועד להנאה והיכרות של העובדים?

ככל שמטרות האירוע יוגדרו בשלב מוקדם יותר, כך יהיה קל לתכנן אותו ולהבין אילו צעדים נדרשים כדי להפוך אותו למוצלח, כלומר שישיג את המטרות שלו, כשחלק מרכזי הוא לבחור חברת הפקה שיש לה ניסיון ומוניטין חיובי, כזאת שבאמת תסייע ליצירת אירוע שעומד בכל היעדים שהוצבו מראש.

הגדרת תקציב וצרכים לאירוע הספציפי שלכם

מטרת האירוע מגדירה גם את האווירה בו, מה שמאפשר בחירה נכונה של כל האבזור, הריהוט, העיצוב וכמובן הכיבוד שיוגש במקום. לכל ארגון יש תקציב שמיועד לעריכת אירועים עסקיים וממנו "גוזרים" סדרי עדיפויות בכל הקשור להפקה, כדי להצליח לעמוד בסכום הכסף הרלוונטי ולייצר ממנו את המקסימום.

מה זה אומר? לא להתפשר על מערכת הגברה ומקרן אם יהיו באירוע הרצאות, להשיג כסאות ושולחנות בכמות מספקת ומעצבים שיודעים להתאים את העבודה שלהם לאווירה הנדרשת באירוע, לשקול אפשרויות שונות ולבחור את הספקים בהתאם לצורך וכל זה תוך שמירה על מסגרת תקציבית, מבלי לוותר על הדברים החשובים באמת עבור העמידה במטרות הכנס.

אם יישארו סכומים מהתקציב לאחר שהחלקים הבסיסיים והחשובים באמת כבר נבחרו, זה מצוין – חברת הפקה מנוסה, תדע להשתמש גם בכספים הללו בתבונה, לטובת המשתתפים ולהנאתם.

איתור חברות הפקה ומשובים של לקוחות קודמים

מומלץ לעבוד רק עם חברת הפקה שצברה ניסיון רב-שנים, הכולל חברות ועסקים שיש להם מכנה משותף עם החברה עבורה מפיקים את האירוע הקרוב ויודעת לתת מענה מיטבי לסוג דומה של קהל יעד, להבין את הצרכים שלו ולייצר כנסים מותאמים ואיכותיים.

כדאי לבקש רשימה של לקוחות מהעבר ודוגמאות לסוגים של אירועים שהופקו, כמו גם משובים מהאינטרנט ששמים דגש על איכות ההפקה והלוגיסטיקה, על אדיבות ומקצועיות אנשי הצוות ועל החדשנות והיצירתיות שהם גילו. משובים כנים של לקוחות יספקו "תמונה" שתספר על איכות חווית העבודה עם חברת ההפקה, כמו גם על מידת ההתאמה שלה להפקת האירוע.

כשעובדים ומנהלים מגיעים לכנסים ולאירועים עסקיים כיום, הם מצפים לרמת הפקה גבוהה ולשימוש בטכנולוגיות מתקדמות בכל אספקט, לכן חשוב לעמוד בדרישות הללו ולייצר אירוע שעומד בסטנדרט.

מומחיות בהפקת ימי עיון וכנסים: בדקו מה הניסיון של החברות שאיתרתם

ישנן חברות הפקה רבות שמתמחות באירועים מכל מיני סוגים, אבל חשוב לאתר חברה עם יידע, ניסיון והתמחות ספציפית בהפקת ימי עיון וכנסים, כיוון שהיא זו שתצליח לתת את המענה המדויק.

היכרות עם הספקים הנכונים, המלצות על עיצוב וכיבוד מתאים, עצות לתפעול האירוע בזמן אמת – כל אלו הם נדבכים חשובים שלפעמים, אפילו אם "מאחורי הקלעים", יוצרים אירועים ברמה גבוהה, שזכורים לטוב גם הרבה אחרי שהם מסתיימים.

הפקה ברמה גבוהה מתחילה בבחירת חברה מקצועית ומובילה בתחומה

כנס עסקי, יום עיון או אפילו יום השתלמות, הוא אירוע שצריך להשאיר רושם חיובי על כל המשתתפים בו, אך כדי להפיק אירוע שכזה יש לבחור בחברת הפקה מקצועית, שמעסיקה אנשי צוות מסורים ובעלי ניסיון מתאים וכישורים רלוונטיים.

מקצועיות ללא פשרות, אדיבות וסטנדרטים גבוהים, הם אלו שיסייעו להפקת אירוע מושלם.

חזרה לעמוד הבית